Vorab: dies ist ein «heikler» Blog
Wir haben lange überlegt, ob wir zu diesem Thema schreiben sollen und uns dafür entschieden.
Dieser Beitrag ist bewusst vereinfacht und lässt viele Details weg. Es geht um die Kernbotschaft.
Unsere Antwort: “….. nein, nicht zuerst!”
Für erfolgreiche Neukundengewinnung braucht es nicht zuerst ein CRM.
Entscheidend ist, dass zuerst Akquise-Aktivitäten stattfinden – also Gespräche, Telefonate, Mails, Kontakte.
Erst danach folgt die Erfassung der gewonnenen Daten.
Ob das in einem Standard-CRM oder in einer anderen Format geschieht, ist zweitrangig. Ohne Aktivitäten bleibt das beste CRM leer.
Ein CRM ist Hilfsmittel, nicht Ziel der Neukundengewinnung.
Häufig liegt der Fokus mehr auf einem „gefüllten“ CRM als auf den tatsächlich gewonnenen Kunden.
Zur Klarstellung: Wir sind nicht gegen CRM oder dessen saubere Pflege. Aber sie sind nicht wichtiger als die Aktivitäten, die wirklich neue Kunden bringen — also persönliche Gespräche, individuelle E-Mails und Telefonate.
CRM oder PRM?
Customer Relationship Management (CRM) ist nicht dasselbe wie Prospect Relationship Management (PRM).
Technisch lässt sich beides in einem System führen, aber der Unterschied liegt in Menge und Relevanz der Datensätze.
Beispiel: Auf 100 aktive Kunden kommen leicht 1’000 oder mehr potenzielle Kunden. Ein Verhältnis von 10:1 oder noch höher ist normal.
Die CRM-Herausforderung in der Akquise
Wer Prospects mit der gleichen Akribie erfassen will wie bestehende Kunden, sitzt schnell mehr vor dem Bildschirm als im Gespräch mit Interessenten.
Standard-CRM-Systeme sind für die lückenlose Protokollierung sämtlicher Akquise-Tätigkeiten meist nicht geeignet. Soll wirklich jeder erfolglose Anruf, jede E-Mail, jede LinkedIn-Nachricht einzeln erfasst werden?
Der Aufwand ist beträchtlich: ständiges Maskenwechseln, hoher Zeiteinsatz, viel Disziplin. Selbst Kundendossiers sind oft nicht vollständig aktuell — bei Prospects gelingt das noch seltener.
Und von unterschiedlichen oder fehlerhaften Firmennamen, Telefonnummern oder Adressen ganz zu schweigen.
Hinzu kommt: Alle erfassten Informationen müssen später gepflegt und aktualisiert werden.
Das verursacht Aufwand, besonders bei weit entfernten Prospects.
Und Hand aufs Herz – wer kümmert sich schon regelmässig darum, Datensätze zu aktualisieren, wenn kein konkretes Geschäft in Sicht ist?
Unsere Erfahrungen
Ja, Einträge direkt im CRM sind möglich.
Unsere Erfahrung zeigt: Der Erfassungsaufwand gerät schnell aus dem Gleichgewicht zur eigentliche Akquise-Arbeit. Das kostet Zeit und Geld, ohne entsprechenden Mehrwert, besonders, wenn man dafür zahlen muss. Bei internen Ressourcen fällt das weniger auf, weil diese Kosten ohnehin anfallen («Soda-Kosten»).
Wenn man jedoch dafür die fortlaufende Dateneingabe extra zahlen muss, kommt es einem immer als «zu teuer» vor.
Wenn man nicht aufpasst, fallen erfahrungsgemäss schnell 20-25% der Einsatzzeit in der Akquise für das Befüllen und Führen des CRM an. Das ist eindeutig zu viel.
Welche Daten gehören ins CRM?
Unsere Empfehlung: Übernehmen Sie laufend nur jene Fälle ins CRM, die aktiv in den Verkauf übergehen – also qualifizierte Leads, konkrete Pipeline-Schritte oder Versand von Unterlagen. Eine „Vorratsführung“ des CRM mit jeder Kontaktspur erzeugt viel Aufwand bei wenig Ergebnis.
Wenn Sie alle Adressen und Ansprechpersonen im CRM benötigen (z.B. für Marketing-Aktivitäten), dann erfassen Sie primär die Kontaktdaten und weitere Details nur wenn tatsächlich eine messbare Aktivität stattgefunden hat (Gespräche, Versand von Unterlagen, etc.). Kontaktversuche würden wir nicht konsequent in einem CRM erfassen.
Was wäre die ideale Lösung?
Ein CRM, das die Realität von Akquise-Tätigkeiten abbildet:
- schnelles Erfassen
- wenig Menüwechsel
- klare, notwendige Felder entlang der Aktivitäten
So entsteht echter Nutzen – ohne überdimensionierten Aufwand und ohne den Vertrieb auszubremsen.
Fazit
Ein CRM ist wichtig – aber nicht wichtiger als Akquise-Aktivitäten.
Erfassen Sie nur die relevante Daten, und gestalten Sie die Bedienung so einfach wie möglich.
Je effizienter die Erfassung, desto mehr Zeit bleibt für das Wesentliche:
Gespräche, Beziehungspflege und Abschlüsse.
B2B-Marktbearbeitung ist kein Selbstläufer
Packen wir’s an!
Wir sorgen dafür, dass Ihre potenziellen Kunden sich mit Ihnen beschäftigen.