12 Akquisitionstermine am Tag – Albtraum oder Wirklichkeit?

Einleitung

12 Terminvereinbarungen am Tag. In einem kürzlichen Gespräch mit einem Verkäufer hörten wir, dass die Geschäftsleitung die Vorgabe an einen Verkäufer gemacht hat, er möge doch pro Woche einen Tag einsetzen für die Akquise und an diesem Tag 12 Termine vereinbaren, um die restlichen vier Tage der Woche mit Terminen zu füllen. Wie könnte das gehen?

Was Sie in diesem Artikel erfahren

In diesem Artikel erfahren Sie, wie realistische Ziele in der Akquise-Arbeit heute aussehen und was an einem Tag tatsächlich möglich ist und mit welchem Zusatzaufwand man rechnen muss für die Terminvereinbarung im B2B-Vertrieb. Wir leuchten die Zahlen hinter diesem Ziel aus anhand einer konkreten Beispielrechnung (Anrufe (Calls) – Gespräche (Reached) – Terminquote – Termine) und erläutern, warum viele solcher Vorgaben unrealistisch sind. Wir zeigen auf, wie heutige seriöse, machbare Zielwerte aussehen. 

Zudem erhalten Sie einen Überblick darüber, wie die Erreichbarkeit von Entscheidern, die Grösse der Zielunternehmen und die Bekanntheit des anrufenden Unternehmens den Aufwand beeinflussen.

1. Der Breakdown: Wie viele Anrufe braucht es für 12 Termine?

Um 12 Termine pro Tag zu vereinbaren, muss man den Prozess genau verstehen. Die wichtigsten Kennzahlen sind:

• Calls: Anzahl der ausgehenden Anrufe
• Reached: Anteil der erreichten Entscheider
• Terminquote: Anteil der geführten Gespräche, die in einem Termin resultieren
• Termine: Anzahl der vereinbarten Termine

Beispielrechnung

• Terminquote: 20% (was eine eher gute Quote darstellt)
• Um 12 Termine zu vereinbaren, braucht es 60 durchgeführte Gespräche
• Bei einer Erreichbarkeit von 25% (jede vierte Person wird erreicht) wären 240 Calls erforderlich

Diese Zahlen zeigen: Um 12 Termine an einem Tag zu vereinbaren, müsste ein Verkäufer rund 240 Anrufe tätigen – schlichtweg nicht realistisch.

2. Warum ist dieses Ziel (aber auch schon niedrigere) unrealistisch?

2.1 Anzahl passende Unternehmen

Um auf das obige Niveau zu kommen, wenn auch nur theoretisch, muss man genügend Unternehmen identifiziert haben, die in Frage kommen und bei welchen sich das Akquirieren rein vom Potenzial her lohnt.  Sollte es in einer Zielgruppe wirklich mehrere Hundert Unternehmen haben, dann stellt sich die Frage sehr schnell, wie man die auf eine effiziente Art und Weise angeht. Ob hier die Akquise mit Manpower wirklich richtig wäre, ist zu prüfen. In der Regel gilt, dass man «Hunderte von Unternehmen» nicht aufs Mal akquirieren kann. Es braucht eine Aufteilung auf kleinere Batches.

2.2 Erreichbarkeit von Entscheidern ist limitiert

Entscheider sind schwierig zu erreichen. Sie sind meist in externen oder internen Meetings, im Ausland, an Messen, bei Kunden, bei Partnern oder «under protection» von ihren Assistants. Einfach „ranzukommen“ ist daher zeitaufwendig und erfordert oft gezielte Vorarbeit. Ausserdem braucht es einen Ansprechperson-gerechten Pitch. Das «kalte Anrufen» bringt wenig bis nichts.

2.3 Unterschiedliche Branchen und Personas beeinflussen den Aufwand

Die Erreichbarkeit ist sehr unterschiedlich. Man muss sich anschauen, in welchen Branchen wir akquirieren und mit welchen Personas wir gerne sprechen möchten. Es gibt Branchen / Personas, die man «eher» erreicht als andere. Und die Grösse des Unternehmens spielt ebenfalls eine Rolle:

• Bei kleinen / sehr kleinen Unternehmen bis ca. 50 Mitarbeitenden ist die Erreichbarkeit am besten / ehesten zu bewerkstelligen (flache Hierarche, einfache Struktur)
• Unternehmen ab 50 – 200 Mitarbeitenden sind schon eher mässig bis schwierig zu bearbeiten
• Grosse Unternehmen haben komplexere Strukturen, oft nicht eindeutige Funktions-/Rollenbezeichnungen und mehrere in Frage kommende Ansprechpersonen. Von aussen gesehen ist das oft sehr anspruchsvoll einzuschätzen. Die Bearbeitung gestaltet sich schwierig, ist komplex und bedarf meistens einem individualisierten Vorgehen

2.4 Bekanntheit und Wahrnehmung des Unternehmens

Ein Anruf von einem bekannten Unternehmen (z.B. Energieversorger, eine Kantonalbank oder sonst ein landesweit bekanntes Unternehmen) wird eher entgegengenommen als jener eines unbekannten Nischenplayers, einem Beratungsunternehmen oder von einem von vielen ICT-Dienstleister. Bekanntheit und Reputation unterstützt die Erreichbarkeit massiv bzw. erschwert die Arbeit im umgekehrten Sinn.

3. Realistische Zahlen und Erfahrungen aus der Praxis

3.1 Wie viele Gespräche pro Tag?

Im B2B-Bereich schwanken die täglich möglichen Gespräch sehr stark. Bei eher kleineren Unternehmen schafft man vielleicht 10 bis 12 Gespräche, bei mittleren bzw. mittelgrossen Unternehmen sind es 4 bis 8 «richtige» Gespräche und bei grossen Unternehmen gibt es Tage, wo man allenfalls 2 bis 4 Gespräche schafft. Höherer Output ist schwierig zu erreichen, da:

• Vorarbeit notwendig ist (unterstützende Mails, Social Media Kontakte knüpfen, Recherche / Identifikation / Validierung der richtigen Ansprechpersonen) («mit wem müssen wir sprechen?»)
• Vorgespräche mit Assistenzpersonal oder anderen internen Kontaktpersonen erforderlich sind («um was geht es?»)
• ein treffender, überzeugender Aufhänger gebraucht wird, der die notwendige Aufmerksamkeit erzeugt («macht ein Gespräch Sinn?»)

3.2 Mehr als reine Kaltakquise: Vorarbeit ist entscheidend

Um Entscheider zu erreichen, reicht das sogenannte und bekannte «Cold Calling» seit langem nicht mehr aus. Wir vertreten deshalb ganz bewusst das «Smart Calling» oder «Warm Calling». Oft muss man zunächst:

• Eine sinnvolle Message haben für das Gegenüber («abklappern» bringt wenig bis nichts)
• Prüfen, ob eine Ansprechperson die richtige ist bzw. welche Ansprechperson richtig ist
• Eine E-Mail senden (mit/ohne Dokumentation)
• Optional: Social-Media-Nachrichten schicken
• Mit den Assistants kommunizieren
• Kontakte über Gruppenadressen oder andere Kollegen herstellen

Diese Schritte erhöhen die Chance auf ein Gespräch, verlängern und verteuern aber den Prozess.

4. Der Pitch: Die Kunst, Aufmerksamkeit zu gewinnen

Damit ein Kontakt zustande kommt, braucht es mehr als «einfach anrufen»:

• Es muss ein klarer Nutzen für/an den Kunden vermittelt werden
• Sinnhaftigkeit für die Kontaktaufnahme muss gegeben sein
• Relevanz des Angebots muss sofort ersichtlich sein
• Individuelle Aufhänger helfen, Interesse zu wecken

Nur so steigt die Wahrscheinlichkeit, dass ein Entscheider überhaupt zuhört, prüft, ob ein Termin Sinn macht und einem solchen auch zustimmt.

5. Fazit:  

Das durchaus übertriebene Beispiel von „12 Akquisitionsterminen an einem Tag“ zeigt deutlich, wie «old school» und fern von der Realität solche Vorgaben sind und wie wenig Ahnung und eigene Erfahrung vorhanden ist, wenn man unrealistische Ziele ausgibt.

Akquise-Ziele sollen sehr gut überlegt und machbar sein. Denn, wer tut sich diese Arbeit an, ohne Ausblick auf erfolgreiches Erreichen? Entscheider sind schwierig zu erreichen, der Prozess erfordert viel Vorarbeit und ein sinnvolles, passendes Angebot und viel Identifikation und Überzeugungskraft.

Realistische Erwartungen:

• Im Bereich KMU sind täglich zwischen 2 bis 12 qualifizierte Gespräche pro Tag möglich (abhängig von der Auswahl der zu bearbeitenden Zielgruppe, wie oben erwähnt)
• Eine Terminquote von rund 10-20% gilt als gut bis sehr gut
• Um diese Gespräche zu erreichen, sind meist mehrere «Contact Points» und unterstützende Massnahmen nötig

Setzen Sie auf realistische Ziele, strukturiertes (wiederholbares) Vorgehen und eine gute Vorbereitung Ihrer Aktivitäten. Nur so kann nachhaltiger Erfolg entstehen.

Wenn Sie wissen möchten, welche Methoden und Vorgehensweisen in der B2B-Marktbearbeitung heute möglich und notwendig sind, sprechen Sie mit uns – wir unterstützen Sie gerne dabei, Ihre Akquise effizient und professionell zu gestalten.